Qu’il s’agisse d’une simple demande de signature ou d’un workflow d’approbation complexe, le service Transactions d’Universign est conçu pour vous aider, vous et vos clients, à signer des documents électroniquement avec une facilité maximale et en toute conformité.
Notre API Transactions a été conçue pour vous offrir la configuration la plus flexible possible. Les transactions sont entièrement dynamiques, ce qui vous permet d’effectuer des mises à jour même si vous avez déjà envoyé votre transaction. Par exemple, vous pouvez ajouter des documents ou des signataires supplémentaires et modifier plusieurs paramètres pendant que votre transaction est en cours.
Seuls 3 paramètres sont obligatoires pour envoyer une demande de transaction, mais vous pouvez définir plusieurs options en fonction des besoins de votre workflow.
Paramètres généraux
Nom de la transaction
Vous pouvez définir un nom personnalisé pour votre transaction. Le nom par défaut est l’identifiant de la transaction.
Langue de la transaction Vous pouvez choisir la langue de la transaction, des emails et des SMS envoyés aux participants.
Nous prenons actuellement en charge les langues suivantes :
- Français (
fr) - Allemand (
de) - Anglais (
en) - Bulgare (
bg) - Catalan (
ca) - Espagnol (
es) - Italien (
it) - Néerlandais (
nl) - Norvégien (
no) - Polonais (
pl) - Portugais (
pt) - Roumain (
ro) - Suédois (
sv)
La valeur par défaut est la langue de la transaction.
Expiration de la transaction
Vous pouvez configurer l’expiration de votre transaction en définissant une date d’expiration ou une durée.
Paramètres obligatoires
Documents de la transaction
Obligatoire
Vous devez ajouter au moins 1 document (et jusqu’à 20) à votre transaction. Nous acceptons les formats PDF, Word et images comme formats d’entrée, avec une taille maximale de 25 Mo pour chaque document. Le document signé est toujours au format PDF. Par défaut, le nom du document est le nom du fichier, mais vous pouvez en définir un autre.
Champs du document
Obligatoire
Vous devez créer au moins un champ dans votre document, sauf si celui-ci contient déjà des champs intégrés. Selon le type de champ que vous créez, le participant sera invité à signer le document ou simplement à le lire. Si vous souhaitez que le document soit signé, vous pouvez également spécifier si vous voulez que la signature soit visible sur une page du document ou non (consultez ajouter un champ pour plus de détails). Notez que, que le participant ait signé ou simplement lu le document, que la signature soit visible ou non, les informations techniques de l’opération sont toujours affichées dans le panneau de signatures d’Adobe.
Signataire ou cachet
Obligatoire
Le signataire est la personne physique qui signe ou lit le document. Le cachet représente la personne morale qui signe le document. Le signataire est identifié par une adresse email et le cachet par un identifiant de cachet.
Paramètres supplémentaires
Consentements personnalisés
Il est possible d’ajouter des consentements personnalisés pour chaque champ de signature, en plus des consentement par défaut d’Universign. Les consentements se présenteront sous forme de cases à cocher que le participant devra accepter avant de signer le document.
Participants alternatifs
Si un document peut être signé par plusieurs personnes indifféremment, il est possible d’attribuer plusieurs adresses email à un champ de signature. La première personne qui signe clôture la tâche. La même option s’applique aux validateurs.
Validateur
Vous pouvez demander que les documents d’un participant soient relus et validés par quelqu’un avant la signature, en ajoutant un validateur. Le validateur a la possibilité de laisser un message privé au destinataire de la validation. Un validateur peut relire et valider des documents pour plusieurs destinataires.
Mode d’ordonnancement
Vous pouvez spécifier un ordre entre les participants à votre transaction : parallèle, séquentiel ou les deux. Le mode par défaut est parallèle. Notez qu’un validateur effectue son action toujours avant le(s) participant(s) pour qui il valide le(s) docuemnt(s). Cela signifie que même si le validateur est également un signataire, il ne peut pas effectuer son action après le signataire à qui il valide le(s) document(s).
Copies carbones
Vous pouvez demander que les documents soient transmis à quelqu’un une fois qu’ils sont signés. La personne ajoutée en copie recevra un lien par email pour télécharger les documents signés.
Paramètres des participants
Une transaction peut compter jusqu’à 50 participants.
Nom du participant
Vous pouvez définir le nom des signataires et des validateurs.
Numéro de téléphone portable
Vous pouvez indiquer le numéro de téléphone portable prévu d’un participant, qui sera utilisé comme moyen d’authentification pour la signature.
Email d’invitation
Vous pouvez activer ou désactiver l’email d’invitation et personnaliser son contenu.
Rappels automatiques
Vous pouvez programmer des rappels automatiques et personnaliser leur contenu. Il doit y avoir un délai minimum de 24 heures entre chaque rappel automatique. Il est également possible d’envoyer des rappels manuels via l’application web, sans délai minimum entre chacun.
Alerte d’inactivité
Vous pouvez choisir d’être averti si un participant n’a pas effectué l’action demandée dans le délai de votre choix.
Niveau de signature
Lors de la configuration de votre transaction, vous pouvez définir le niveau de signature minimum requis pour chaque participant. Universign essaiera toujours de mettre à niveau le niveau de signature si cela est possible. Par exemple, si vous demandez une signature de level2 pour un participant qui possède déjà un certificat de niveau supérieur, nous mettrons sa signature à niveau gratuitement. Notez que la mise à niveau du niveau de signature n’est pas autorisée pour les signatures de level1 et inférieures.
Choisissez un niveau de signature minimum pour chaque participant, parmi :
- signature simple sans authentification (
level0), - signature simple (
level1), - signature avancée avec un certificat LCP (
level2), - signature avancée avec un certificat qualifié QCP-n (
level3), - signature qualifiée QCP-n-qscd (
level4).
Pièces justificatives requises
Vous pouvez demander aux participants de fournir des pièces justificatives directement dans le parcours de signature. Ces documents sont horodatés et ajoutés à la transaction avec les documents signés.
Accès aux transactions
Métadonnées
Les métadonnées vous aident à rechercher facilement vos transactions.
Dossiers
Les transactions sont classées par dossiers afin que seuls les membres autorisés puissent y accéder. Lors de sa création, une transaction est placée dans un dossier public par défaut, mais vous pouvez spécifier le dossier de votre choix.
Transactions privées
Si vous rendez votre transaction privée, elle ne sera pas visible par les autres membres n’ayant pas les droit d’administration, même s’ils ont accès au dossier dans lequel elle est placée. Par défaut, les transactions sont publiques au sein d’un dossier.
Cycle de vie d’une transaction
Depuis sa création jusqu’à sa complétion, une transaction passe par différents statuts : Brouillon, Commencée, Suspendue, Annulée, Fermée, Terminée, Archivée et Expirée.
Brouillon
Une transaction est créée en brouillon jusqu’à son envoi. Une transaction peut rester en brouillon pendant 7 jours. Pendant cette période, tous les paramètres peuvent être modifiés. Les transactions en brouillon sont automatiquement supprimées après 7 jours si elles n’ont pas été lancées.
Commencée
Une fois la transaction commencée, les documents sont prêts à être traités par les premiers participants dans la file d’attente. Une transaction commencée peut être mise à jour si les modifications n’affectent pas les tâches déjà accomplies par les participants. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer un champ qui a déjà été signé, mais vous pouvez ajouter un nouveau champ ou un nouveau document, ou ajouter un nouveau participant ou demander une nouvelle tâche à un participant qui a déjà accompli son action. Les transactions Universign étant dynamiques, toutes les modifications sont immédiatement effectives, sauf si vous mettez la transaction en pause avant de la mettre à jour. Une fois commencée, une transaction a une durée de vie maximale de 60 ou 180 jours selon la configuration de votre espace de travail. Si elle n’est pas terminée après ce délai, elle expire.
En pause
Lorsqu’une transaction est en pause, vous pouvez la modifier sans effet immédiat. Les modifications prendront effet lorsque vous relancerez la transaction. Pendant que la transaction est en pause, les participants ne peuvent effectuer aucune des actions requises sur la page de signature et ne reçoivent aucune notification.
Notez que la mise en pause d’une transaction n’a aucune incidence sur son expiration : le compte à rebours continue de fonctionner normalement. Une transaction en pause expirera donc si elle n’est pas relancée après la durée autorisée.
Annulée
Une transaction annulée ne peut plus être modifiée et les documents partiellement signés ne peuvent pas être récupérés. Si une transaction était au statut de brouillon avant son annulation, elle est définitivement supprimée après 24 heures. Si elle a été commencée ou mise en pause avant son annulation, elle est définitivement supprimée après 60 ou 180 jours, selon la configuration de votre espace de travail.
Fermée
Une transaction est fermée lorsque tous les participants ont terminé leurs actions. Les transactions fermées ne peuvent plus être modifiées et les documents signés ne peuvent pas encore être récupérés. Une fois la transaction fermée, la validation à long terme (LTV) est effectuée et la transaction est terminée. Cette opération prend généralement une fraction de seconde.
Expiré
Par défaut, une transaction expire si elle n’est pas terminée dans les 14 jours suivant son lancement, mais vous pouvez définir la date d’expiration entre 60 et 180 jours maximum, en fonction de la configuration de votre espace de travail. Cependant, vous pouvez gérer l’expiration de la transaction en définissant sa durée ou sa date d’expiration (équivalant à 2 mois maximum à compter de la date de début). Notez que les transactions expirées restent dans le système pendant 60 jours avant d’être définitivement supprimées. Une transaction expirée ne peut plus être modifiée et les documents partiellement signés ne peuvent pas être récupérés.
Terminée
Une transaction est terminée lorsque tous les documents ont été prolongés et archivés. Une transaction terminée ne peut plus être modifiée. Les documents signés et les attestations sont désormais disponibles pour être récupérés. Une transaction terminée peut être récupérée via le point de terminaison API /transactions/transaction_id et s’affiche dans votre tableau de bord des transactions pendant 60 jours.
Archivée
Une fois terminée, une transaction est immédiatement archivée. Une transaction archivée ne peut plus être modifiée. Elle peut être récupérée via le point de terminaison API /archives/transaction_id et est disponible dans votre tableau de bord des archives. Notez que la conservation qualifiée des archives est incluse dans notre service Transaction.
Suivi des transactions
Grâce à l’option de Suivi, il est possible de désigner les membres de l’espace de travail qui doivent être informés du cycle de vie de la transaction.
Documents signés
Une fois les documents signés, les signataires reçoivent un email contenant un lien pour les télécharger. Une attestation de signature est toujours fournie et contient des informations sur l’opération de signature du signataire et des cosignataires.
Mises à jour dynamiques
Lorsqu’une transaction en cours est mise à jour, la page de signature est mise à jour en conséquence, et les participants effectuant leur action sur la page de signature sont immédiatement informés s’ils sont concernés par les modifications.
Notez qu’une transaction est entièrement modifiable tant que vos demandes sont cohérentes avec le flux de signature (par exemple, une fois qu’un participant a signé un document, vous ne pouvez plus modifier le nom du document ou le nom du signataire).
Nous vous recommandons de mettre la transaction en pause avant de la modifier.
Messagerie instantanée
Les participants peuvent vous contacter instantanément via la boîte de discussion sur la page de signature s’ils remarquent un problème avec le document ou s’ils ont des questions à vous poser. Vous pouvez automatiser vos réponses et décider quoi faire avec la transaction, soit manuellement, soit automatiquement à l’aide de webhooks.
Refus de signature
Un refus de signature (ou tout autre refus de la part d’un participant) n’annule pas automatiquement la transaction. Lorsqu’un participant refuse les documents, vous en êtes informé et pouvez décider de la suite à donner à la transaction, manuellement ou automatiquement à l’aide de webhooks.
