Vous pouvez demander des pièces justificatives à un participant dans le cadre du processus de signature. Une fois ces documents saisis, ils sont hachés, horodatés et ajoutés à la transaction. Vous pouvez spécifier les documents requis parmi les suivants :
- Documents d’identité :
- Carte d’identité
- Permis de conduire
- Passeport
- Carte de séjour
- Justificatif de domicile
- Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
- Relevé bancaire
- Relevé d’imposition
- Fiche de paie
- Kbis
- Autre
Au-delà de la simple collecte des pièces justificatives, vous pouvez également avoir besoin d’un contrôle des documents. La fonction contrôle des documents reconnaît et classe automatiquement les documents collectés, éliminant ainsi la nécessité d’une indexation manuelle et réduisant le risque d’erreur de saisie.
Avant de demander le contrôle des documents capturés, assurez-vous que la fonction contrôle des documents est activée sur votre espace de travail.
Selon le type de document, vous devrez peut-être prendre en compte les paramètres limite de fraîcheur ou période couverte.
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La limite de fraîcheur d’un document est la durée après sa date d’émission pendant laquelle son contenu est considéré comme valide, exact et à jour.
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La période couverte d’un document est la période à laquelle le contenu du document s’applique.
L’utilisation de ces paramètres de contrôle dépend de l’activation ou non de la fonctionnalité contrôle des documents dans votre espace de travail :
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Si la fonctionnalité n’est pas activée, vous devez inclure manuellement ces contrôles dans vos demandes.
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Si la fonctionnalité est activée, vous devez contacter votre gestionnaire de compte pour configurer ces contrôles comme paramètres par défaut pour votre espace de travail.
Notez que vous pouvez également ajouter des instructions pour mieux guider le participant (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que vous pouvez demander jusqu’à 10 pièces justificatives par participant.
Demander des documents d’identité
Vous devez préciser le nombre d’éléments requis parmi un ensemble d’éléments acceptés. Par exemple, vous pouvez spécifier si le participant doit fournir une carte d’identité ou un passeport, ou si les deux sont requis.
Notez que dans cet exemple, la fonction contrôle des documents n’est pas activée. Vous pouvez ensuite ajouter des instructions pour guider le participant.
Demander un justificatif de domicile
Pour un justificatif de domicile, vous devez sélectionner la limite de fraîcheur (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée. Vous devez alors sélectionner la limite de fraîcheur du document parmi les valeurs proposées.
Demander des coordonnées bancaires (RIB)
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée. Vous pouvez alors ajouter des instructions pour guider le participant.
Demander un relevé bancaire
Pour un relevé bancaire, vous devez sélectionner la période de couverture (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée. Vous devez alors sélectionner la période de couverture du document parmi les valeurs proposées.
Demander des avis d’imposotion
Pour les avis d’imposition, vous devez sélectionner la période de couverture (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée. Vous devez alors sélectionner la période de couverture du document parmi les valeurs proposées.
Demander une fiche de paie
Pour une fiche de paie, vous devez sélectionner la période de couverture (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents est activée. La période de couverture est déjà préconfigurée pour votre espace de travail.
Demander un kbis
Pour un kbis, vous devez sélectionner la limite de fraîcheur (uniquement si la fonctionnalité contrôle des documents n’est pas activée sur votre espace de travail).
Notez que dans cet exemple, la fonctionnalité contrôle des documents est activée. La limite de fraîcheur est déjà préconfigurée pour votre espace de travail.
Demander d’autres types de documents
Si vous avez besoin d’autres documents, vous devez saisir le type de document requis.
Notez que dans cet exemple, la fonction contrôle des documents n’est pas activée. Vous pouvez ensuite ajouter des instructions pour guider le participant.
Importer les pièces justificatives lors du parcours de signature
Dans la page de signature, le signataire doit importer toutes les pièces justificatives requises. Toutefois, selon que la fonction de contrôle des documents est activée ou non sur votre espace de travail, le processus est différent.
Cas d’usage 1 : Contrôle de documents désactivé
Si la fonction de contrôle des documents est désactivée, les pièces justificatives fournies par les participants sont simplement collectées et ajoutées à la transaction.
Cas d’usage 2 : Contrôle de documents activé
Si la fonction de contrôle des documents est activée sur votre espace de travail, les pièces justificatives fournies par les participants sont collectées, analysées, catégorisées (par type de document), contrôlées et ajoutées à la transaction.
