Ajouter un nouveau document
Le nombre de documents que vous pouvez ajouter à une transaction ou à un modèle, ainsi que leur poids total, dépendent du plan et des options souscrites sur votre espace de travail.
Plans Personal, Business et Business+ (sans l’option Documents étendus) :
- 20 documents maximum par transaction ou modèle,
- 25 Mo maximum par document.
Plan Enterprise avec l’option Documents étendus :
- 40 documents maximum par transaction ou modèle,
- 25 Mo maximum par document,
- poids total des documents limité à 500 Mo.
Nous acceptons les documents au format PDF, Word et image. Le document de sortie (le document signé) est toujours au format PDF.
L’option Documents étendus n’est pas compatible avec l’option Big file : si Big file est active sur votre espace de travail, la limite de 40 documents n’est pas disponible et vous restez limité à 20 documents.
✨ Exemple : une transaction avec l’option Documents étendus active contient déjà 39 documents pour un total de 400 Mo. L’ajout d’un document de 25 Mo est accepté, car le total (425 Mo) reste sous le seuil de 500 Mo.
Consignes
Avant d’ajouter un document à une transaction, assurez-vous que ce dernier :
- ne contient aucune signature tierce,
- est original et n’a pas été modifié via des éditeurs de PDF,
- ne contient aucun champ dynamique (exemple : champs de formulaire).
Notez que si ces consignes ne sont pas respectées, nous ne pouvons garantir la préservation des signatures, une fois la transaction terminée car ces signatures pourraient être non valides.
Limite de documents ou de poids atteinte
Lorsque la limite de nombre de documents applicable à votre espace de travail (20 ou 40 selon votre plan) est atteinte, le bouton Ajouter un document est désactivé dans l’éditeur de transaction ou de modèle.
Si l’ajout d’un document — ou le remplacement d’un document spécimen dans un modèle — dépasse le poids total autorisé de 500 Mo, le document n’est pas ajouté et le message suivant s’affiche, dans les deux cas :
Message affiché : Le poids total des documents dépasse la limite autorisée (500 Mo).
Si l’option Documents étendus est retirée de votre espace de travail, les transactions déjà existantes qui dépassent 20 documents restent consultables et modifiables. Aucun nouveau document ne peut toutefois être ajouté tant que le nombre de documents de la transaction dépasse la limite standard de 20 documents.
Où activer cette fonctionnalité ?
L’option Documents étendus est un entitlement activé par Universign sur demande, disponible sur le plan Enterprise. Contactez votre gestionnaire de compte pour l’activer sur votre espace de travail.
Renommer un document
Vous pouvez renommer un document tant qu’il n’a pas encore été traité par un participant.
Définir l’ordre de traitement des documents
Par défaut, les documents sont traités par les participants dans l’ordre dans lequel vous les avez importés dans la transaction. Vous pouvez toutefois modifier cet ordre dans l’éditeur de transaction.
Supprimer un document
Vous pouvez supprimer un document d’une transaction tant qu’il n’a pas encore été traité par un participant.
Télécharger un document non signé
Vous pouvez télécharger le document non signé, tant qu’il n’a pas encore été traité par un participant. Une fois le document traité par au moins un participant, vous ne pouvez plus le télécharger (cadenas fermé).
Remplacer un document
Vous pouvez remplacer un document par un autre, tant qu’il n’a pas encore été traité par un participant.
Les champs du document actuel restent aux mêmes positions. Si le nouveau document contient moins de pages que l’actuel, les champs des pages excédentaires se positionneront sur la dernière page.
Utiliser le zoom dans l’éditeur
Le zoom est accessible directement depuis l’éditeur de transactions et l’éditeur de modèles. Il permet d’ajuster l’affichage du document pour faciliter le positionnement des champs de signature, sans modifier le contenu.
Le contrôle du zoom est particulièrement utile pour positionner avec précision des champs de signature sur des documents denses, vérifier la lisibilité du document avant envoi et obtenir une vue d’ensemble de la mise en page.
Depuis l’éditeur de transactions ou de modèles, une barre de contrôle du zoom est affichée en dehors de la zone de défilement du document.
1- Cliquez sur + pour agrandir le document par paliers de 10 %.
2- Cliquez sur − pour réduire le document par paliers de 10 %.
3- Cliquez sur le champ de pourcentage pour saisir directement une valeur (par exemple : 75, 150).
4- Cliquez sur le bouton Reset pour revenir à l’affichage par défaut (100 %).
Règles et limites
- Zoom par défaut à l’ouverture : 100 %.
- Valeur minimale : 50 % (en dessous de cette valeur, le zoom ne diminue plus).
- Valeur maximale : 200 % (au-delà de cette valeur, le zoom n’augmente plus).
- Seuls les chiffres sont acceptés dans le champ de saisie manuelle : toute valeur hors plage est automatiquement corrigée à la limite la plus proche.
- Lorsque le document zoomé dépasse les dimensions du conteneur, un défilement horizontal et vertical est disponible.
- Les boutons de zoom et la pagination restent fixes en dehors de la zone de défilement.
Lecture optionnelle des documents
Par défaut, les participants doivent lire tous les documents de la transaction sur lesquels ils ont des actions à effectuer. Cependant, vous pouvez leur permettre d’effectuer leurs actions sans lire aucun des documents de la transaction. Cela n’est possible que si la fonctionnalité lecture optionnelle des documents est activée sur votre espace de travail.
Notez que pour activer la fonctionnalité lecture facultative des documents, vous devez contacter votre gestionnaire de compte chez Universign.
Pour plus d’informations sur la lecture optionnelle des documents, consultez Accéder à mes tâches.
