Ajouter un champ de signature
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs champs de signature par participant sur un même document. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement (via la détection automatique des champs par IA).
Ajouter un champ de signature manuellement
Pour ajouter les champs de signature un par un :
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Sélectionnez la page du document où vous souhaitez ajouter le champ de signature.
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Faites glisser le champ de signature depuis le panneau latéral gauche Champs et déposez-le dans la page du document.
Notez que la taille du cartouche de signature est fixée à 200px x 50px et ne peut pas être modifiée.
Détection automatique des champs de signature
Lors de la préparation d’une transaction, la détection automatique analyse le contenu du document actuellement affiché dans l’éditeur afin d’identifier les zones destinées à recevoir une signature. Elle vous présente ensuite un résumé des emplacements détectés. Les champs ne sont créés sur le document qu’après votre confirmation.
Notez que la détection ne s’applique qu’au document actuellement affiché dans l’éditeur. Si votre transaction contient plusieurs documents, vous devrez lancer la détection séparément pour chacun d’entre eux.
Une fois la détection terminée, une fenêtre modale récapitulative s’affiche indiquant le nombre d’emplacements détectés (par exemple : « Nous avons détecté 4 emplacements de champ de signature. »). Aucun champ n’a été créé à ce stade.
Cliquez sur Valider pour créer les champs et démarrer le flux d’attribution, ou sur Refuser pour fermer la fenêtre modale sans créer aucun champ.
Si aucun emplacement de signature n’est détecté sur le document, un message d’information s’affiche : « Aucun emplacement de signature n’a été détecté automatiquement sur ce document. » Aucun champ n’est créé.
Attribuer un signataire
Selon la façon dont les champs de signature ont été créés, vous pouvez attribuer les signataires de 2 manières différentes.
Attribuer des signataires aux champs créés manuellement
Maintenant que vous avez créé un champ de signature, vous devez désigner un signataire. Le signataire peut être :
- un email,
- une désignation d’un participant inconnu,
- un cachet (certificat de personne morale).
Notez que pour un seul champ de signature, vous pouvez ajouter un ou plusieurs signataires alternatifs.
Attribuer des signataires aux champs détectés automatiquement
Après avoir cliqué sur Valider dans la fenêtre modale récapitulative, les champs sont créés sur le document et le flux d’attribution guidé s’ouvre automatiquement. Si vous cliquez sur Refuser, la fenêtre modale se ferme et aucun champ n’est créé sur le document.
Le flux vous guide champ par champ, dans l’ordre du document (de haut en bas, page par page).
Une fois tous les champs traités, la fenêtre modale se ferme automatiquement et vous revenez à l’éditeur de transaction.
Notez que les champs créés automatiquement se comportent exactement comme les champs créés manuellement : vous pouvez les déplacer, les redimensionner, les réattribuer ou les supprimer depuis l’éditeur de transaction.
Utiliser des champs intégrés
Vous pouvez avoir besoin d’importer un document qui contient déjà des champs vides.
Ces champs sont appelés champs intégrés. Les champs intégrés ne peuvent être ni déplacés ni supprimés.
Un champ intégré peut être un champ de signature, un champ de texte ou n’importe quel champ de formulaire (case à cocher, bouton radio ou liste déroulante).
Notez que vous pouvez attribuer un participant aux champs intégrés de la même manière que pour les champs de signature ajoutés lors de la création de la transaction.
Ajouter des consentements
Un consentement est un texte que le participant accepte avant de signer un document. Le consentement par défaut d’Universign sur un document est “J’ai lu et j’accepte ce document”. Les consentements sont ajoutés au niveau des champs et sont donc spécifiques à chaque participant. Vous pouvez créer jusqu’à 10 consentements personnalisés par champ en plus du consentement par défaut d’Universign. Ils seront ajoutés sur la page de signature sous chaque document pour que chaque participant puisse les accepter.
Notez que chaque consentement est limité à 600 caractères.
Il existe 2 types de consentements :
- Obligatoires: Le participant doit donner son accord avant de signer un document.
- Facultatifs: Le participant a le choix d’accepter ou non un document avant de signer le document.
Avant de pouvoir ajouter des consentements facultatifs, assurez-vous auprès de nous que cette fonctionnalité est activée sur votre espace de travail.
Notez que vous pouvez ajouter des consentements uniquement pour les champs de signature et les consultations.
Si la fonctionnalité de consentements facultatifs est désactivée sur votre espace de travail, le bouton d’activation ne s’affiche pas sous les cases de consentement.
Si la fonctionnalité de consentements facultatifs est activée sur votre espace de travail, le bouton d’activation s’affiche sous les cases de consentement et peut être activé/désactivé.
Si la fonctionnalité est désactivée sur votre espace de travail alors qu’une transaction contient déjà des consentements facultatifs :
- le bouton d’activation des consentements facultatifs ne s’affichera plus sous les cases de consentement,
- les consentements facultatifs existants le resteront et ne pourront plus être rendus obligatoires (bouton d’activation grisé).
Copier ou déplacer un champ de signature
Vous pouvez copier un champ de signature dans le même document ou le déplacer dans un autre document. Le nouveau champ de signature est créé avec les mêmes paramètres que le champ copié.
Vous pouvez déplacer un champ de signature d’un document à un autre au sein d’une même transaction. Le champ déplacé conserve les mêmes paramètres.
Supprimer un champ de signature
Vous pouvez supprimer un champ de signature d’un document tant qu’aucun signataire n’y est attribué.
Rappel : Les champs intégrés ne peuvent pas être supprimés.
Ajouter un champ de paraphe
Les champs de paraphe contiennent les initiales de tous les signataires d’un document.
Vous ne pouvez ajouter des champs de paraphe qu’une seule fois par document et vous ne pouvez avoir qu’un seul champ de paraphe par page de document.
Une fois que vous avez ajouté un champ de paraphe au document, il s’affichera à la même position dans toutes les autres pages du même document.
Notez que vous ne pouvez pas ajouter de champs de paraphe :
- sur un document qui a déjà été traité par un participant,
- sur un document qui contient déjà une signature (avant d’être importé dans la transaction).
Par défaut, la fonctionnalité de champ de paraphe n’est pas activée sur votre espace de travail et ne s’affiche donc pas dans votre éditeur de transaction. Avant de pouvoir ajouter des champs de paraphe à vos transactions, assurez-vous auprès de nous que cette fonctionnalité est activée sur votre espace de travail.
Pour ajouter un champ de paraphe à un document :
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Sélectionnez le document où vous souhaitez ajouter le champ de paraphe.
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Faites glisser le champ de paraphe depuis le panneau latéral gauche Champs et déposez-le dans la page du document.
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Choisissez l’option d’alignement (à droite, centré ou à gauche) dans les détails du champ.
Notez que les champs de paraphe occupent toute la largeur des pages du document. Vous ne pouvez modifier que sa position verticale dans le document.
Important : Comme il ne peut y avoir qu’un seul champ de paraphe par document, la duplication (copier-coller) ou le déplacement n’est possible que vers un autre document de la transaction.
