Ajouter une consultation
Si un participant doit uniquement consulter un document de la transaction, vous pouvez lui attribuer une action de consultation. Par exemple, une transaction peut inclure des documents à signer ainsi que des annexes. Étant donné que les annexes ne nécessitent pas de signature, vous pouvez attribuer une action de signature pour les documents à signer et une action de consultation pour permettre au participant de consulter uniquement les annexes.
Pour ajouter une consultation :
- Sélectionnez le document à faire consulter par le participant.
- Cliquez sur le bouton Ajouter une consultation.
Notez que, contrairement aux autres champs, la consultation n’est pas visible sur le document.
Attribuer un participant pour consultation
Maintenant que vous avez ajouté une consultation, vous devez y attribuer un participant, en ajoutant :
- l’adresse email d’un participant connu,
- la désignation d’un participant inconnu.
Notez que pour une même consultation, vous pouvez ajouter un ou plusieurs participants alternatifs.
Ajouter des consentements
Un consentement est un texte que le participant accepte avant de signer un document. Le consentement par défaut d’Universign sur un document est “J’ai lu et j’accepte ce document”. Les consentements sont ajoutés au niveau des champs et sont donc spécifiques à chaque participant. Vous pouvez créer jusqu’à 10 consentements personnalisés par champ en plus du consentement par défaut d’Universign. Ils seront ajoutés sur la page de signature sous chaque document pour que chaque participant puisse les accepter.
Il existe 2 types de consentements :
- Obligatoires: Le participant doit donner son accord avant de consulter un document.
- Facultatifs: Le participant a le choix d’accepter ou non un document avant de le consulter.
Avant de pouvoir ajouter des consentements facultatifs, assurez-vous auprès de nous que cette fonctionnalité est activée sur votre espace de travail.
Notez que vous pouvez ajouter des consentements uniquement pour les consultations et les champs de signature.
Si la fonctionnalité de consentements facultatifs est désactivée sur votre espace de travail, le bouton d’activation ne s’affiche pas sous les cases de consentement.
Si la fonctionnalité de consentements facultatifs est activée sur votre espace de travail, le bouton d’activation s’affiche sous les cases de consentement et peut être activé/désactivé.
Si la fonctionnalité est désactivée sur votre espace de travail alors qu’une transaction contient déjà des consentements facultatifs :
- le bouton d’activation des consentements facultatifs ne s’affichera plus sous les cases de consentement,
- les consentements facultatifs existants le resteront et ne pourront plus être rendus obligatoires (bouton d’activation grisé).
Supprimer une consultation
Vous pouvez supprimer une consultation d’un document tant qu’aucun participant n’y est attribué.
